Врсте номенклатуре случајева, њихових карактеристика и сврхе

Закон

Организација ефикасног управљања документима на предузећу је немогућа без стварања одговарајућих услова за то. Један од њих је номенклатура предмета у електронској форми или на папиру. Ако специјалиста, чија је активност повезана са документима, питајте: "Наведите врсте номенклатуре послова", тада би их неопозиво назвао. Чињеница је да су такви радници дужни да знају класификацију како би брзо кренули у низ докумената.

врсте номенклатуре послова

Номенклатура послова: концепт, врсте, садржај, значење

Прије описивања реда стварања, требало би да разумете терминологију. Врсте номенклатуре послова су категорије развијене уутврђени облик систематизованих спискова имена комплекса докумената формираних на предузећу у току његових активности, који указују на периоде чувања. Они су неопходни за брзо тражење неопходних радњи. Квалитет рада са радовима зависиће од квалитета номенклатуре. Спискови се користе за дистрибуцију и груписање имплементираних радњи у фасцикле, фиксирање индексирања, успостављање периода задржавања. Они пружају креирање референтних фајлова и дјелују као извор информација о рачуну. У пракси, такве врсте номенклатуре послова, као типични, приближни, индивидуални. Предузеће је обавезно самостално израдити списак узимајући у обзир специфичности својих активности.

Захтеви

Узимајући у обзир врсте номенклатуре предмета, њихове особине и сврху, регулаторни акти дефинишу правила која се користе у њиховој припреми. Приликом формирања списка треба:

  1. Придржавајте се јединства приступа организацији рачуноводства, описа, систематизације, проналажења и чувања документације.
  2. Користите индексирање. Омогућава измјене, исправке и допуне релевантних дијелова листе.
  3. Монитор стабилност индекса.
    назначити врсте номенклатуре предмета

Опште карактеристике

Размотримо кратко сврху и врстама номенклатурагоре. Индивидуалне листе се развијају за одређену организацију. Одражавају документацију која се користи у свакодневним активностима. У једној индустрији, по правилу, укључују се предузећа која користе акте исте врсте. За њихово уједињење и груписање се користе типични и приближние номенклатура послова. Други имају препоруку. Типично врсте номенклатуре случајеви су потребни. Они обично успостављају јединствену индексацију за предузећа у цијелој индустрији (систему). Модел и приближна номенклатура састављена од матичних организација. Оне служе као основа за формирање појединачних листа за одређена предузећа. Они, пак, подлежу договору са вишим структурама. Врсте номенклатуре предмета и њихов дизајн управљају квалификованиспецијалиста. Они су укључени у прављење листа и организовање рада са њима. Формирана номенклатура мора бити у складу са канцеларијом и архивом предузећа.

Важна ствар

Номенклатура предмета мора бити присутна на сваком од њихпредузећа, без обзира на постојање типичне или приближне листе. За организацију, развој консолидованог документа сматра се оптималним. То укључује све врсте номенклатуре послова дивизија. Консолидована листа је координирана са одговарајућом архивом. Након што га одобри глава, екстракти секција се преносе на структурне јединице за употребу у раду.

који су типови номенклатуре случајева

Специфичност компилације

За запослене који развијају листе, важно је знати не само који су типови номенклатуре случајеваали и састав, број докуменатакористи се у предузећу. У својим активностима стручњаци користе одредбе о организацији, актуелним и прошлогодишњим списковима аката, кадровским таблицама, класификаторима, инвентарима, референтним досијеима и сл. Класификациона шема номенклатуре зависи пре свега од структуре предузећа. Од значаја су функције које организација спроводи. У том смислу, и унутрашње поделе и управљачки задаци могу дјеловати као категорије класификације.

Врсте докумената

Номенклатура предмета треба да садржи све актекоји одражавају активности предузећа. Документи који користе јавна удружења укључени су у спискове организације у којој су креиране. У номенклатури могу бити присутни и недовршени послови, који су дошли од стране треће компаније за одлуку, референтне датотеке. Није укључен у листу публикација. Ово укључује, посебно, збирке резолуција, билтена, референтних књига, апстрактних часописа, брошура, индекса и тако даље. Немојте укључивати абецедне и друге помоћне материјале који не одражавају главне правце организације.

 текст номенклатуре послова је у облику

Општи поредак

Текст номенклатуре послова врши се у облику листу секција и подсекција класификацијешеме. Истовремено, назначени су заглави комплекса докумената. Нужне информације из докумената се евидентирају у облику изјава. После тога, користе се у формирању нацрта номенклатуре. Листа може изгледати као сто. На пример:

Номенклатура послова у поправној школи од 8 врста

Не

Индекс

Хеадлине

Број јединица

Рок трајања

Напомена

1

2

3

4

5

6

Назив секције

Дефинисање текста за наслове

Изводи се према утврђеним правилима. Посебно, требало би да:

  1. У генерализованом облику јасно одражава садржај предмета, састав докумената који се у њему налазе, врсту и функционалну припадност.
  2. Укључите потребне ставке у јасном редоследу:
  • Име типа или подтипа. Ово може бити преписка, часопис, наредбе, протоколи и тако даље.
  • Назив организације / структурне јединице. Наведите информације о девелоперу / аутору документа.
  • Назив предузећа на које се акти требају обратити или од којих се треба примити.
  • Кратак опис докумената.
  • Назив територије са којом је садржај дјела.
  • Период (датум) на који се документација односи на предмет. Такође пружа информације о доступности копија.
    номенклатура послова у поправној школи од 8 врста

Делује по једном питању

При формулисању наслова предмета у којимапостоје такви папири, ако нису повезани са редоследом извршења, користи се реч "документи", а на крају (у заградама) означавају се њихови главни типови. То могу бити извјештаји, планови итд. На примјер, формулација може бити: "Документи о вођењу семинара о архивском пословању у подузећу (листе препоручених едукативних и методичких публикација, листе)".

Кореспонденција

Наслови случајева у којима је садржана суодговарајући термин. После речи "кореспонденција" назначите о чему се ради и са ким је спроведена. У наслову предмета у којима постоје писма хомогених дописника, њихова имена се не наводе. Уместо тога, назначите њихове заједничке врсте. Формулација, на пример, може бити: "Кореспонденција са огранцима организације о годишњем извештавању и планирању." Ако постоје писма од разноврсних дописника у случају, они такође нису наведени. У овом случају, треба да наведете само предмет комуникације. На пример: "Кореспонденција о питањима везаним за адаптацију особља." Име одређеног дописника је назначено само када се у предмету налазе само писма њему и од њега.

врсте номенклатуре послова

Документи везани за одређене локације

Ако се из таквих аката формирају случајеви, називи одговарајућих административно-територијалних јединица наведени су у насловима. Ово треба узети у обзир низ нијанси:

  1. Ако се ради о садржају низа докуменатанеколико хомогених подручја, њихова специфична имена нису наведена. У овом случају, даје се њихово заједничко типично име. Текст може да гласи: "Документи о организацији интеракције шефова Министарства одбране у борби против тероризма".
  2. Ако садржај припада једној административној јединици, његово име је назначено у наслову.

Напредна

У заглављима случајева у којима су документи укљученипланирање / извјештавање, назначити период за који су састављени. То може бити четвртина, година, пола године. У насловима случајева који се користе за сумирање хомогених докумената, име потоњег је назначено у множини. На пример: "Наредбе за подстицање запослених у организацији."

Обликовање волумена

У случајевима када се претпоставља да ће случај битида се формира из више делова (на пример, са значајном количином документације), пре свега формулише се општи наслов, а затим (ако је потребно) наслов његових делова. Потоњи обављају функцију разјашњавања. На пример: “Сервисне напомене за 2015”, “Обим 1. Сервисне напомене за прву половину 2015.”. У току формирања и извршења скупова докумената, наслови се могу побољшати. Истовремено је забрањено у њих укључити рационализиране, неспецифичне формулације. Нарочито није дозвољено коришћење речи као што су "разно", "општа кореспонденција" и тако даље. Препоручује се избегавање употребе сложених скретања и уводних речи.

врсте номенклатуре послова и њихова регистрација

Стреамлининг

То се може урадити на два начина:

  1. У процесу формирања номенклатуреорганизације на врху листе чине наслове за случајеве који укључују организационе и административне акте. Надаље, у циљу смањења њиховог значаја, наводе се имена за друге категорије (уговорне, планске и извјештавање, итд.). Комбиновање случајева у структури секција, као и додељивање имена од стране другог, врши се узимајући у обзир специфичну и функционалну повезаност аката у њима.
  2. Приликом формирања консолидоване листе именаОдјељци ће бити сами називи дивизија, на основу класификацијских схема од којих је састављена. Имена имају у складу са особљем.

Тиминг

Потребни су периоди предподешавањада осигурају организацију редовног праћења њихове усклађености, благовременог прилагођавања услова складиштења. На пример, термин може да се промени из привременог у трајни ако постоје разлози за то. Утврђивање периода врши се у складу са информацијама стандардне (одељење) листе докумената који се стварају у процесу пословања предузећа. Ако не постоји таква листа, користи се приближна / типична номенклатура. Одређивање периода складиштења може се извршити иу договору са надлежним органима Савезне архиве.

Додела индекса

Изводи се за брзо и без грешакаидентификацију предмета, као и докумената укључених у њих. Индекс је симбол направљен арапским бројевима. Може да садржи и код јединице са додатком серијског броја релевантног случаја (преко цртице). На пример, рачуноводствени одсек је додељен шифром 05. Годишњи извештај служи као документ који отвара одељак. Сходно томе, предмету који садржи овај акт додељен је индекс 05-01 као део консолидоване листе.

Коментари (0)
Додајте коментар