Испитивање вредности докумената

Бизнис

Активност било ког предузећа на првом меступовезан са формирањем великог броја докумената, различитих по садржају и типу. Али није сва документација вредна. Неки могу постати извор за проучавање економског, културног и политичког живота, јер носе вриједне информације. Остали документи су од практичног значаја. Стога се улога свих докумената не може сматрати истом. Основни задатак испитивања је да се утврди документација историјске вриједности и одабере за складиштење. Вредност је одређена информацијским могућностима докумената, због научног, историјског, економског, друштвеног, културног или политичког значаја.

Испитивање вредности докумената - идентификацијасоцио-културна, научна и историјска вриједност документа и његово практично значење на основу принципа и критерија вриједности за избор за складиштење и одређивање периода складиштења.

Испитивање докумената врши се,по правилу, у предузећу је формирана посебна стручна комисија. Комисија се формира из броја квалифицираних радника по налогу шефа организације који се састоји од четири до пет особа. Обавезни чланови комисије су главни рачуновођа, шеф архиве и шеф одјела за документацијску подршку.

У процесу рада, комисија се заснива на принципима развијеним у пракси и теорији архивирања. То су принципи свеобухватности, историцизма, социополитичке неутралности и сложености.

Узимајући у обзир ове принципе, развијени сукритеријуме по којима се испитује документ. Критеријуми су скуп функција које документација мора да задовољи. Тренутно постоје 3 главне групе критерија за одређивање вриједности података:

1. порекло;

2. садржај;

3. вањске значајке.

Група критеријума порекла докумената садржи следеће параметре:

1. Значај особе или институције која је креирала документацију. Што је значајнија његова улога у националној економији, систему власти, науци, култури и другим индустријама, то ће подаци бити вреднији.

2. Мјесто и вријеме формирања докумената. Информације које се сматрају важним евидентирају се истовремено са описом догађаја или убрзо након њега. Осим тога, информације ће бити важније ако се евидентирају на истом мјесту гдје се догађај догодио.

3. Интензитет документације. Информације ће бити вредније, има мање публикација.

Стога је испитивање вриједности докумената осмишљено тако да се истакну они документи који одражавају историју јавног живота или одређену организацију у кључним моментима.

Критеријуми садржаја обухватају следеће кључне параметре:

1. Вредност информација. Документи који садрже јединствене информације добијају већу захвалност током испитивања.

2. Врсте докумената. У процесу рада, предност треба дати документима који су намијењени евидентирању најважнијих аспеката активности организације и живота друштва.

3. Поновите информације. Информације ће бити вредније, рјеђе се јављају.

Критеријуми за спољне функције укључују:

1. Аутентичност докумената. Испитивање вредности докумената је такође неопходно за процену аутентичности информација. У случају да је копија процијењена, мора бити правилно уоквирена и овјерена.

2. Правна ваљаност документације. Од великог значаја у процесу канцеларијског рада, као што је већ напоменуто, је правилно извршавање документације.

3. Степен чувања документације.

4. Уметничке карактеристике.

Ови критеријуми се сматрају условним. Испитивање вредности докумената може да садржи и друге критеријуме у зависности од циљева и карактеристика предузећа.

Коментари (0)
Додајте коментар